Pflichtangaben in polnischen Rechnungen

Die Unternehmer, die in Polen steuerbaren Leistungen ausführen, sind in der Regel verpflichtet, die Rechnungen nach den polnischen Regelungen (sog. faktura VAT) auszustellen, auch wenn sie ihren Sitz außerhalb von Polen haben. Diese Regelungen sind von großer Wichtigkeit insbesondere für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. Welche Angaben eine polnische Rechnung enthalten muss, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Allgemeine Pflichtangaben

Die Rechnung hat folgende Angaben zu enthalten:[1]

Beachte: Die oben genannten Angaben gelten für Rechnungen von einem Betrag von über 450 PLN/ 100 EUR. Bei den Rechnungen, bei denen der Rechnungswert niedriger ist, gelten Erleichterungen für so genannte Kleinbetragsrechnungen.

Einzelheiten zu einzelnen Rechnungspflichtangaben

Ausstellungsdatum der Rechnung

Auf der Rechnung ist das Ausstellungsdatum anzugeben. Es sollte das tatsächliche Datum der Ausstellung sein, auch wenn der Steuerpflichtige die Rechnung erst nach dem Ablauf der Fristen zu derer Ausstellung ausstellt.

Falls das Ausstellungsdatum mit dem Verkaufsdatum identisch ist, ist die Angabe des Verkaufsdatums entbehrlich.

Fortlaufende Nummer

Die Rechnung soll eine fortlaufende Nummer enthalten, wobei diese Nummer im Rahmen von einem oder mehreren Nummernkreisen vergeben werden darf. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise zulässig, z.B. für Monate oder Kundenarten.

Steuernummer (NIP) des Steuerpflichtigen

Alle Unternehmer in Polen müssen die Steuernummer, sog. NIP, beantragen. Diese Steuernummer ist grundsätzlich immer auf den von dem Unternehmer ausgestellten Rechnungen anzugeben.

Die Unternehmer, die die innergemeinschaftlichen Transaktionen ausführen, sind zusätzlich verpflichtet, die Erteilung der USt-IdNr. bei dem zuständigen Finanzamt zu beantragen. Die USt-IdNr. setzt sich zusammen aus dem Präfix „PL“ und der Steuernummer NIP.

Wie es sich aus Spezialvorschriften ergibt, ist es bei folgenden Transaktionen anstatt der Steuernummer NIP die USt-IdNr. des Steuerpflichtigen anzugeben:

Steuernummer des Leistungsempfängers

Auf der Rechnung ist die Steuernummer des Leistungsempfängers anzugeben, mit der er für die Zwecke der Umsatzsteuer in Polen (NIP) oder im EU-Ausland erfasst ist, unter der er die Lieferung von Gegenständen oder eine Dienstleistung erhalten hat.

Es ist anzunehmen, dass der Unternehmer diese Steuernummer des Leistungsempfängers auf der Rechnung angeben soll, die ihm der Leistungsempfänger mitgeteilt hat. Die vom Leistungsempfänger angegebene Steuernummer kann in manchen Fällen für die steuerliche Behandlung der Transaktion von maßgebender Bedeutung sein, z.B. für die Zuordnung der bewegten Lieferung bei den Reihengeschäften oder für die Möglichkeit der Anwendung des vereinfachten Verfahrens bei dem innergemeinschaftlichen Dreieckgeschäft.

Wie es sich aus Spezialvorschriften ergibt, ist es bei folgenden Transaktionen zwingend die USt-IdNr. des Leistungsempfängers anzugeben:

Es ist dabei zu beachten, dass die Erbringung von sonstigen Leistungen an Unternehmer aus dem Ausland grundsätzlich am Sitzort des Empfängers der Besteuerung unterliegt, unabhängig davon, ob der Empfänger über eine USt-IdNr. in seinem Sitzstaat verfügt oder nicht. Der leistende Unternehmer ist in diesem Fall verpflichtet, eine Rechnung ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis auf das Reverse-Charge Verfahren auszustellen. Die Tatsache, dass die polnischen Vorschriften in diesen Fällen die Angabe der USt-IdNr. des Leistungsempfängers vorsehen, unabhängig davon, ob der Leistungsempfängers über die USt-IdNr. verfügt oder nicht, ist demnach eine gesetzliche Lücke und führt sehr oft dazu, dass die polnischen Unternehmer die Rechnungen an die Kunden aus dem EU-Ausland ohne die USt-IdNr. fehlerhaft mit der polnischen Umsatzsteuer ausstellen.

Datum der Transaktion

Die Rechnung soll das Datum der Ausführung der Lieferung bzw. der Erbringung der Leistung enthalten. Es ist darauf hinzuweisen, dass – abweichend von den deutschen Vorschriften – die Angabe des Kalendermonats nicht ausreichend ist[2]. Die Rechnung soll das konkrete Datum enthalten.

Wird das Entgelt vor der Ausführung der Leistung vereinnahmt, ist stattessen das Datum der Vereinnahmung des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder Leistung (Datum der Anzahlung) anzugeben.

Falls die Rechnung an demselben Tag ausgestellt wird, an dem die Transaktion ausgeführt wird bzw. die Vorauszahlung vereinnahmt wird, reicht es, wenn auf der Rechnung nur das Datum der Ausstellung der Rechnung angegeben wird.

Zusätzliche Pflichtangaben in besonderen Fällen

Reverse-Charge

Im Falle von Lieferung von Waren oder Dienstleistungen, die von dem Empfänger gemäß dem Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet werden sollen, soll die Rechnung den Vermerk "odwrotne obciążenie" (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft) enthalten.

Der Vermerk soll in polnischer Sprache angegeben werden. Die Angabe lediglich der englischen Bezeichnung „reverse charge“ wäre nicht ausreichend.

Split payment

Im Falle von Rechnungen, deren Wert den Betrag von 15.000 PLN übersteigt und die sich auf die im Anhang Nr. 15 zu dem UStG-PL aufgelisteten Waren oder Dienstleistungen beziehen, ist ein Vermerk "mechanizm podzielonej płatności" (split payment) anzugeben. Ein Verstoß kann teuer werden – das Finanzamt kann eine Sanktion von 30% der in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuer auferlegen. Mehr über den Split-Payment-Mechanismus können Sie von unserem Blog-Eintrag erfahren.

Steuerfreie Leistungen

Im Falle von Lieferungen von Waren oder Erbringung von Dienstleistungen, die steuerfrei sind, ist die Angabe der rechtlichen Grundlage der Steuerbefreiung erforderlich.

Innergemeinschaftliches Dreieckgeschäft

Besondere Regelungen bezüglich der Ausstellung der Rechnungen gelten bei der Anwendung des vereinfachten Verfahrens bei dem innergemeinschaftlichen Dreieckgeschäft. Mehr darüber können Sie in unserem Blog-Eintrag nachlesen.

Umrechnung von Fremdwährungen

Die Rechnungen müssen nicht unbedingt in PLN ausgestellt werden. Sie können ebenfalls in Fremdwährung ausgestellt werden. Die in Fremdwährung ausgestellte Rechnungen müssen allerdings die Umrechnung des Umsatzsteuerbetrags in PLN enthalten.

Die Umrechnung soll grundsätzlich nach dem durchschnittlichen Kurs der Polnischen Nationalbank (NBP) vom letzten Werktag vor dem Tag der Entstehung der Steuerpflicht vorgenommen werden. Die Steuerpflicht entsteht in der Regel am Tag der Ausführung der Lieferung oder der Erbringung der Leistung. Im Regelfall wird der durchschnittliche Kurs der NBP vom letzten Werktag vor dem Tag der Transaktion verwendet.

Den aktuellen durchschnittlichen Wechselkurs der NPB können Sie unter dem diesem Link finden. Die Liste der historischen Wechselkurse der NPB ist unter diesem Link abrufbar.

Die Steuerpflichtigen haben Möglichkeit, anstatt den Wechselkurs der NBP den Wechselkurs der Europäischen Zentralbank zu verwenden. In diesem Fall nehmen sie die Umrechnung nach dem Wechselkurs der Europäischen Zentralbank vor, der am letzten Tag vor dem Tag der Entstehung der Steuerpflicht veröffentlicht wurde.

Wenn der Steuerpflichtige die Rechnung noch vor der Entstehung der Steuerpflicht ausstellt, soll er den Wechselkurs der NBP bzw. der EZB von dem letzten Werktag vor dem Tag der Ausstellung der Rechnung verwenden. Es ist meistens der Fall, wenn der Steuerpflichtige die Rechnung vor der Ausführung der Leistung ausstellt.

Ausstellung von Rechnungen in Fremdsprachen

Das polnische Gesetz legt nicht fest, ob die Rechnungen lediglich in polnischer Sprache ausgestellt werden sollen oder ob die Ausstellung der Rechnungen in anderen Sprachen ebenfalls zulässig ist.

Gemäß den Stellungnahmen der polnischen Finanzbehörden ist die Ausstellung der Rechnungen an polnische Privatpersonen in polnischer Sprache erforderlich. Die fremdsprachigen Rechnungen können dagegen an folgende Erwerber ausgestellt werden:[3]

Es ist allerdings darauf hinzuweisen, dass die Steuerbehörden im Rahmen einer Prüfung die Vorlage der Übersetzungen der fremdsprachigen Rechnungen ins Polnische anfordern können. Erfahrungsgemäß passiert es im Falle von in englischer Sprache ausgestellten Rechnungen selten. Falls Sie jedoch die Rechnungen in anderen Fremdsprachen ausstellen wollen (z.B. auf Deutsch), ist es empfehlenswert, zweisprachige Rechnung auszustellen.

Fußnoten: