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Vorsteuererstattungsverfahren in Polen

Magda Olszewska

Stand: 21.10.2021
Magda Olszewska

Sie haben in Polen Einkäufe für Ihr Unternehmer ausgeführt, bei denen die polnische Vorsteuer angefallen ist? Oder Sie haben die Waren nach Polen eingeführt und die Umsatzsteuer an der Grenze bezahlt? In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie die bezahlte Steuer von dem polnischen Staat erstattet bekommen können.

INHALTSVERZEICHNIS

  1. Erwerbe im Ausland und das System der Umsatzsteuer
  2. Das Vorsteuererstattungsverfahren in der Europäischen Union
  3. Wie funktioniert das Verfahren in Praxis?
  4. Wer kann einen Antrag auf Vergütung von polnischer Vorsteuer im Vorsteuererstattungsverfahren stellen?
  5. In welcher Form ist der Antrag zu stellen?
  6. Welche Unterlagen sind erforderlich?
  7. Wann muss der Vorsteuererstattungsantrag eingereicht werden?
  8. Welche Vorsteuern können erstattet werden?
  9. Für welche Zeiträume kann die Vorsteuererstattung beantragt werden?
  10. Wie hoch ist der Mindesterstattungsbetrag?
  11. Was überprüft das einheimische Finanzamt?
  12. Was überprüft das polnische Finanzamt?
  13. Wie lange dauert die Bearbeitung des Antrages auf die Vorsteuererstattung?
  14. Was passiert, wenn das polnische Finanzamt mehr Informationen von dem Antragsteller braucht?
  15. Kann man mit dem polnischen Finanzamt auf English kommunizieren?

Erwerbe im Ausland und das System der Umsatzsteuer

Das wichtigste Prinzip der Umsatzsteuer lautet: Die Umsatzsteuer, mir der der Unternehmer bei dem Erwerb belastet wird, kann abgezogen werden, sofern kein Endverbrauch vorliegt. Werden die erworbenen Waren/ Dienstleistungen für die Ausführung der steuerbaren Tätigkeiten verwendet, so kann der Unternehmer die bei dem Erwerb angefallene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.

Auf jeder Wirtschaftsstufe fällt also Umsatzsteuer in Höhe des sog. Mehrwerts an, worunter die Differenz zwischen dem Nettoverkaufs- und dem Nettoeinkaufspreis einer Ware zu verstehen ist.

Das Funktionieren des Systems ist klar, wenn alle Phasen in einem Staat erfolgen. Jeder in der Leistungskette zahlt dem Staat nur diesen Teil der Steuer, der dem von ihm geschaffenen Mehrwert entspricht. Im Endeffekt bekommt der Fiskus von allen an der Leistungskette Beteiligten die Summe der angefallenen Umsatzsteuer.

Die Situation kompliziert sich, wenn einige Phasen der Leistungskette in einem anderen Staat stattfinden. In diesem Fall wird die Steuer in einem anderen Land geschuldet als in dem, in dem der tatsächliche Endverbrauch stattfindet. Es kann z.B. passieren, dass der Unternehmer in dem A-Staat steuerbare Leistungen erworben hat, die er für die Ausführung von in dem B-Staat steuerbaren Tätigkeiten benötigt. Wären die Systeme der Umsatzsteuer zwischenstaatlich nicht verbunden, so würde der Unternehmer die Steuer zweimal tragen:

  • bei dem Erwerb, da ihm der A-Staat keinen Vorsteuerabzug gewähren würde (der Unternehmer hat keine steuerpflichtigen Tätigkeiten im A-Staat ausgeführt).
  • bei dem anschließenden Verkauf in dem B-Staat.

Um die Neutralität der Umsatzsteuer für die Unternehmer in solchen Fällen zu gewährleisten, haben sich die EU-Mitgliedstaaten entschieden, ein sog. Vorsteuererstattungsverfahren einzuführen.

Das Vorsteuererstattungsverfahren in der Europäischen Union

Das Vorsteuererstattungsverfahren wurde mit der EU-Richtlinie 2008/9/ EG eingeführt. Dieses Verfahren ist EU-weit vereinheitlicht und für alle EU- Mitgliedstaaten obligatorisch. Das Verfahren soll sicherstellen, dass der Staat des Erwerbs dem Unternehmer die Vorsteuervergütung gewährt auch in diesem Fall, wenn der Verkauf in einem anderen Staat der EU stattfindet.

Wie funktioniert das Verfahren in Praxis?

Die Unternehmer, die die Kosten der in einem anderen Staat angefallenen Umsatzsteuer getragen haben, haben die Möglichkeit, einen Antrag auf die Erstattung der Steuer von diesem Staat über die Steuerbehörde eigenen Staates zu stellen. Die Steuerbehörde eigenen Staates führt die einleitende Überprüfung des Antrages aus und dann leitet den Antrag an die zuständige Behörde in dem Mitgliedstaat der Erstattung weiter. Der Mitgliedstaat der Erstattung prüft, ob alle weiteren Voraussetzungen zur Vergütung der Vorsteuer erfüllt sind. Nach Abschluss der Bearbeitung erhält der Antragsteller einen Bescheid vom Mitgliedstaat der Erstattung. Falls dem Antrag zugestimmt wird, erhält der Antragsteller anschließend eine Vergütung auf sein Bankkonto von dem Mitgliedstaat der Erstattung.

Beispiel:
Firma Spatz GmbH mit dem Sitz in Deutschland hat keine feste Niederlassung in Polen und übt keine Verkäufe in Polen aus.

Spatz GmbH hat Möglichkeit erwägt, in Polen eine Immobilie für Errichtung eines Lagers zu kaufen. Die Firma hat in Polen einen Sachverständigen mit der Immobilienbewertung beauftragt. Die Vergütung des Sachverständigen betrug 10.000 PLN netto.

Die Leistung der Immobilienbewertung unterliegt der Besteuerung an dem Ort, wo die Immobilie gelegen ist (Art. 28e des UStG-PL) – in diesem Fall in Polen. Der Sachverständige hat dementsprechend eine Rechnung mit der Umsatzsteuer 23% ausgestellt: 10.000 PLN + VAT 2.300 PLN.

Spatz GmbH hat keine Möglichkeit, die angefallene Umsatzsteuer in eigener deutschen Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer abzuziehen, da es sich um in Polen angefallene Steuer handelt. Um die bezahlte Umsatzsteuer 2.300 PLN zurückerstattet zu bekommen, sollte Spatz GmbH einen Antrag auf Erstattung der polnischen Vorsteuer bei der deutschen Behörde stellen. Der Antrag wird von der deutschen Behörde vorläufig geprüft und dann an das polnische Finanzamt weitergeleitet. Wird das polnische Finanzamt dem Antrag zustimmen, wird es die angefallene Steuer 2.300 PLN an das Bankkonto der Firma Spatz GmbH auszahlen.

Wer kann einen Antrag auf Vergütung von polnischer Vorsteuer im Vorsteuererstattungsverfahren stellen?

Ausländische Unternehmen, die in der Europäischen Union ansässig sind und die Erstattung polnischer Vorsteuern beantragen, dürfen:

  1. in Polen weder einen Sitz noch eine feste Niederlassung haben und
  2. zu der Umsatzsteuer in dem Ansässigkeitsstaat angemeldet sein und
  3. keine Verkäufe in Polen ausführen.

Es gibt allerdings einige Ausnahmen zu der Voraussetzung der Nichtausführung der Verkäufe in Polen. Es gibt einige Leistungen, deren Ausführung für die Anwendung des Vorsteuererstattungsverfahrens unschädlich ist. Es handelt sich insbesondere um:

  • Leistungen, die mit Schiffen oder Luftfahrzeugen zusammenhängen,
  • Dienstleistungen und Warenlieferungen, für welche die Steuerschuld auf die Leistungsempfängerin/den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge-Umsätze)

Die polnische umsatzsteuerliche Registrierung schließt die Anwendung vom dem Vorsteuererstattungsverfahren nicht aus. Die Unternehmer, die zu der polnischen Umsatzsteuer registriert sind, können die Erstattung der polnischen Vorsteuern in dem Vorsteuererstattungsverfahren über eigenen Staat beantragen, falls die sonstigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Die polnische umsatzsteuerliche Registrierung schließt die Anwendung vom dem Vorsteuererstattungsverfahren nicht aus.

In welcher Form ist der Antrag zu stellen?

Anträge auf Erstattung von in Polen angefallenen Vorsteuern sind über das von dem Mitgliedstaat, in dem das Unternehmen ansässig ist (Sitzfinanzamt), zur Verfügung gestellte elektronische Portal einzureichen. Der Ansässigkeitsmitgliedstaat leitet diesen Antrag an die polnischen Behörden weiter.

Welche Unterlagen sind erforderlich?

Bei Rechnungen (bzw. Zollbelegen) über 1.000 EUR bzw. Kraftstoffrechnungen über 250 EUR ist in Polen die Vorlage der Kopien der Rechnungen erforderlich. Die Rechnungen sollen als Anlagen zu dem Antrag auf die Vorsteuererstattung angehängt werden.

Wann muss der Vorsteuererstattungsantrag eingereicht werden?

Der Erstattungsantrag ist bis spätestens 30. September des Folgejahres elektronisch einzubringen.

Welche Vorsteuern können erstattet werden?

EU-Unternehmer können nur jene in Polen angefallene Vorsteuern geltend machen, für die nach dem polnischen Umsatzsteuergesetz eine Abzugsmöglichkeit vorgesehen ist.

Für welche Zeiträume kann die Vorsteuererstattung beantragt werden?

Die Antragsteller können den Erstattungszeitraum selbst bestimmen. Der Erstattungszeitraum:

  • muss mindestens drei aufeinander folgende Kalendermonate (z.B. Januar bis März) in einem Kalenderjahr umfassen und darf höchstens ein Kalenderjahr betragen oder
  • kann einen Zeitraum kürzer als die drei Monate eines Kalenderjahres umfassen, wenn es sich um den restlichen Zeitraum des Kalenderjahres handelt (z.B. November und Dezember oder nur Dezember).

Wie hoch ist der Mindesterstattungsbetrag?

Der zu erstattende Betrag muss mindestens folgenden Betrag betragen:

  • 400 EUR – wenn der Erstattungszeitraum kürzer als ein Kalenderjahr ist, jedoch nicht kürzer als 3 Monate oder
  • 50 EUR – wenn der Erstattungszeitraum das Kalenderjahr oder Zeitraum kürzer als die letzten drei Monate des Kalenderjahres ist.

Was überprüft das einheimische Finanzamt?

Der Antrag auf die Erstattung der polnischen Vorsteuern ist bei dem zuständigen Finanzamt in eigenem Staat zu stellen. Nach der einleitenden Überprüfung wird das einheimische Finanzamt den Antrag an die polnische Steuerbehörde weiterleiten.

Das einheimische Finanzamt soll den Antrag ablehnen, wenn der Antragsteller im beantragten Vergütungszeitraum:

  • für Zwecke der Mehrwertsteuer nicht als Steuerpflichtige anzusehen war,
  • ausschließlich umsatzsteuerfreie Lieferungen/ Dienstleistungen erbracht hat,
  • als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit war.

Was überprüft das polnische Finanzamt?

Nach dem Erhalt des Antrages führt das polnische Finanzamt eigene Überprüfung des Antrages. Das polnische Finanzamt wird den Antrag in folgenden Fällen ablehnen:

  • Die Vorsteuern, deren Erstattung beantragt wird, sind mit Rechnungen belegt, die den polnischen gesetzlichen Regelungen über die Rechnungssaustellung nicht entsprechen.
  • Bei den Erwerben, aus denen die Vorsteuern resultieren, handelt es sich um Exporte oder innergemeinschaftliche Lieferungen.
  • Die Vorsteuern sind gemäß den polnischen Regelungen nicht abzugsfähig.

Absagegrund 1:
Die Vorsteuern, deren Erstattung beantragt wird, sind mit Rechnungen belegt, die den polnischen gesetzlichen Regelungen über die Rechnungssaustellung nicht entsprechen.

Der Antragsteller muss über nach den polnischen Vorschriften ausgestellten Rechnungen verfügen. Ansonsten wird der Antrag abgelehnt. Von daher ist es ratsam, die vorhandenen Rechnungen noch vor der Antragstellung zu überprüfen und die Austeller ggbfs. um die Korrekturen bitten.

Absagegrund 2:
Bei den Erwerben, aus denen die Vorsteuern resultieren, handelt es sich um Exporte oder innergemeinschaftliche Lieferungen.

Es kommt oft vor, dass die polnischen Lieferer die Rechnungen mit der polnischen Umsatzsteuer (Standardsatz 23%) ausstellen, obwohl die Ware direkt aus Polen ins Ausland versendet wird und die Lieferung als mit 0% besteuerte innergemeinschaftliche Lieferung angesehen werden soll. Die polnischen Lieferer weigern sich, die Rechnung mit dem 0% auszustellen, da sie Voraussetzungen für die Anwendung von dem 0% Satz sehr streng sind und sie dann grundsätzlich das Risiko auf sich nehmen, dass das Finanzamt die Anwendung von dem 0% Satz in Frage stellt.

Die ausländischen Erwerber, die den polnischen Lieferanten entgegenkommen und die Besteuerung dieser Transaktionen akzeptieren mit der Hoffnung, die bezahlte Umsatzsteuer später im Rahmen von dem Vorsteuererstattungsverfahren zurückzubekommen, laufen jedoch das Risiko, dass das polnische Finanzamt die Erstattung absagen wird.

Absagegrund 3:
Die Vorsteuern sind gemäß den polnischen Regelungen nicht abzugsfähig.

Die polnischen Vorschriften sehen einen Abzugsverbot für einige Aufwendungen, z.B. Beherbergungs- und Verpflegungsleistungen.

Wie lange dauert die Bearbeitung des Antrages auf die Vorsteuererstattung?

Das polnische Finanzamt hat grundsätzlich 4 Monate ab dem Eingang des Antrages, um über den Antrag zu entscheiden.

Diese Frist kann jedoch verlängert werden, wenn das Finanzamt von dem Antragsteller mehr Informationen braucht, um über den Antrag zu entscheiden. Die Frist zur Bearbeitung des Antrages kann maximal bis zu 8 Monaten verlängert werden.

Was passiert, wenn das polnische Finanzamt mehr Informationen von dem Antragsteller braucht?

Sehr oft benötigt das polnische Finanzamt mehr Informationen von dem Antragsteller, um den Sachverhalt genau zu überprüfen und feststellen zu können, ob der Antrag tatsächlich begründet ist. Das Finanzamt fordert dann den Antragsteller zur genauen Beschreibung des Sachverhaltes und Vorlage der Unterlagen, die den Sachverhalt bestätigen.

Die ausländischen Unternehmer vergessen auch oft, die Rechnungen von dem Wert über 1.000 EUR (bzw. Kraftstoffrechnungen über 250 EUR) zu dem Antrag anzuhängen. In diesem Fall fordert das Finanzamt zur Vorlage von diesen Rechnungen.

Die Unterlagen und Informationen sollten dem polnischen Finanzamt innerhalb von einem Monat ab dem Eingang der Aufforderung vorgelegt werden.

Wenn die vorgelegten Erläuterungen und Unterlagen für das Finanzamt nicht ausreichend sind, darf das Finanzamt den Antragsteller noch einmal zur Vorlage weiterer Informationen/ Unterlagen auffordern. Das Finanzamt darf maximal zwei solche Aufforderungen an den Antragsteller versenden.

Kann man mit dem polnischen Finanzamt auf English kommunizieren?

Nein. Das polnische Finanzamt akzeptiert nur polnische Sprache.

Mein Name ist Magda Olszewska. Ich bin polnische Steuerberaterin und Leiterin der Kanzlei Olszewska Tax Consulting. Ich verfasse regelmäßig neue Artikel für unseren Blog, in denen ich Themen aufgreife, mit denen wir uns in unserer Praxis befassen.

Sollte es noch offene Fragen geben oder der Wunsch nach einer persönlichen Beratung bestehen, kontaktieren Sie uns gerne.

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