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Sozialversicherung: Ein Arbeitsvertrag zwischen einer ausländischen EU-Firma und einem polnischen Arbeitnehmer

Magda Olszewska

Stand: 15.07.2022
Magda Olszewska

Es kommt immer häufiger vor, dass die ausländischen EU-Firmen die Mitarbeiter einstellen, die in Polen leben und ihre Arbeit in Polen leisten. Insbesondere wird die Lösung in Zeiten der mobilen Arbeit immer mehr populär. In diesem Beitrag besprechen wir, welche sozialrechtlichen Pflichten den Arbeitgeber im Falle einer Beschäftigung eines Mitarbeiters in Polen treffen.

In welchem Land unterliegt der Mitarbeiter der Sozialversicherungspflicht?

In der Europäischen Union gilt: Arbeitnehmer, die in einem Mitgliedstaat arbeiten, unterliegen dort der Sozialversicherungspflicht. Das gilt auch, wenn der Arbeitgeber in einem anderen Staat seinen Sitz hat. Grundlage ist Artikel 11 (3) der EU-Verordnung (EG) Nr. 883/2004.

Damit unterliegen die in Polen arbeitenden Mitarbeiter prinzipiell der Sozialversicherungspflicht in Polen– das gilt auch für die Mitarbeiter ausländischer Firmen.

Wer ist für die Erfüllung der sozialrechtlichen Pflichten zuständig?

Grundsätzlich ist der ausländische Arbeitsgeber für die Erfüllung der in Polen geltenden sozialrechtlichen Pflichten zuständig, die mit der Einstellung des polnischen Mitarbeiters zusammenhängen. Das ergibt sich aus dem Artikel 21 (1) der EU-Durchführungsverordnung VO (EG) Nr. 987/2009.

Es ist allerdings möglich, die Pflichten des Arbeitgebers zur Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge auf den Arbeitnehmer zu übertragen. Die rechtliche Grundlage ist der Artikel 21 (2) der EU-Durchführungsverordnung VO (EG) Nr. 987/2009. Für die Übertragung der Zahlungspflichten auf den Arbeitnehmer ist es notwendig, eine ansprechende Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer zu treffen. Der Arbeitgeber ist dann verpflichtet, diese Vereinbarung der polnischen Sozialversicherungsanstalt (sog. ‚ZUS’) zu übermitteln.

Arbeitgeber als Zahlungszuständige

Wird keine Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer getroffen, so ist der Arbeitgeber für die Erfüllung der sozialrechtlichen Pflichten zuständig.

Beantragung der polnischen Identifikationsnummer NIP

Um Mitarbeiter in Polen sozialversicherungspflichtig zu beschäftigen, benötigen die Unternehmer in erster Linie eine polnische Identifikationsnummer (sog. ‚NIP-Nummer‘). Diese wird von dem Zweiten Finanzamt Warschau-Mitte vergeben. Nur mit dieser Nummer ist die die Registrierung für das Meldeverfahren bei dem ZUS möglich.

Anmeldung des ausländischen Unternehmers bei dem ZUS

Nachdem die NIP-Nummer erteilt wurde, soll sich der ausländische Unternehmer beim ZUS als Arbeitgeber anmelden. Der ZUS erfordert in diesen Fällen der Mitteilung über die Erteilung der NIP-Nummer für den Arbeitgeber.

Anmeldung des Arbeitnehmers bei dem ZUS

Nachdem der ausländische Unternehmer beim ZUS erfasst wurde, soll er die polnischen Arbeitnehmer zu der Sozialversicherung anmelden.

Monatliche Pflichten

Der ausländische Unternehmer wird verpflichtet, monatliche Sozialversicherungsmeldungen an das ZUS zu übermitteln sowie die monatlichen Beiträge zu entrichten.

Arbeitnehmer als Zahlungszuständige

Wird zwischen den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer eine Vereinbarung über die Übertragung der Zahlungspflichten auf den Arbeitnehmer geschlossen, so gehen alle Melde- und Zahlungspflichten auf den Arbeitnehmer über.

Anmeldung des Arbeitnehmers sowie des Arbeitgebers bei dem ZUS

Der Arbeitnehmer soll sich bei dem ZUS zur Sozialversicherung selbst anmelden. Er sollte auch die Adresse des Arbeitgebers bei dem ZUS anmelden. Der ZUS erfordert in diesen Fällen die Vorlage der mit dem Arbeitgeber geschlossenen Vereinbarung sowie der Mitteilung über die Erteilung der NIP-Nummer für den Arbeitgeber.

Monatliche Pflichten

Der polnische Arbeitnehmer wird dann verpflichtet, monatliche Sozialversicherungsmeldungen an den ZUS zu übermitteln sowie die monatlichen Beiträge zu entrichten.

Es ist zu beachten, dass der Arbeitnehmer in diesem Fall für die Zahlung sämtlicher Sozialversicherungsbeträgen zuständig wird, d.h. sowohl von dem Teil, der von dem Arbeitgebenden getragen wird als auch von dem Teil, der von dem Arbeitnehmenden getragen wird. Der vereinbarte Gehalt sollte berücksichtigen, dass die Zahlungspflicht in voller Höhe auf den Arbeitnehmer übertragen wurde.

Wie können wir dich unterstützen?

Wir unterstützen die ausländischen Unternehmer bei der Beantwortung der sozialrechtlichen und lohnsteuerrechtlichen Fragen, die mit der Einstellung der Mitarbeiter in Polen zusammenhängen.

Wir beantragen die NIP-Nummer für die Unternehmer und melden sie zur Sozialversicherung in Polen. Wir erstellen Lohn- und Gehaltsabrechnungen einschließlich aller erforderlichen Meldungen.

Mein Name ist Magda Olszewska. Ich bin polnische Steuerberaterin und Leiterin der Kanzlei Olszewska Tax Consulting. Ich verfasse regelmäßig neue Artikel für unseren Blog, in denen ich Themen aufgreife, mit denen wir uns in unserer Praxis befassen.

Sollte es noch offene Fragen geben oder der Wunsch nach einer persönlichen Beratung bestehen, kontaktieren Sie uns gerne.

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