Beabsichtigen Sie, in Polen die umsatzsteuerbaren Verkäufe auszuführen? Dann müssen Sie sich in Polen zur Umsatzsteuer anmelden lassen. In diesem Beitrag besprechen wir die Voraussetzungen, den Ablauf und die Formalitäten.
Bin ich zu der Anmeldung zu der Umsatzsteuer in Polen verpflichtet?
Die Unternehmer sind verpflichtet, sich von dem Tag der Aufnahme der ersten in Polen steuerbaren Tätigkeit, sich zu der Umsatzsteuer in Polen registrieren lassen [1].
Die Tätigkeiten, die in Polen der Besteuerung unterliegen, sind wie folgt
Es ist allerdings zu beachten, dass in manchen Fällen keine Umsatzsteuerpflicht zur Registrierung in Polen besteht, obwohl der Mandant – auf dem ersten Blick – einen in Polen steuerbaren Umsatz ausführen möchte. Es kann z.B. bei den Reihengeschäften der Fall sein. Wir empfehlen unseren Mandaten, das geplante Business-Modell zuerst steuerlich überprüfen zu lassen, bevor Sie die Registrierung in Polen durchführen.
Falls Ihr Unternehmen mit der Ausführung der steuerlichen Verkäufe in Polen bereits begonnen hat, ohne zur Umsatzsteuer in Polen registriert zu sein, wird allerdings die rückwirkende Registrierung erforderlich. Über die Herausforderungen, die damit einhergehen, erfahren Sie von unserem Blog-Eintrag Rückwirkende Anmeldung in Polen.
Muss ich mich zur Umsatzsteuer registrieren lassen, um die Vorsteuer erstattet zu bekommen?
Sehr oft sprechen uns Mandanten an, die sich zur Umsatzsteuer in Polen registrieren wollen, obwohl sie keine steuerbaren Umsätze in Polen ausführen, um z.B. die in Polen bei der Einfuhr angefallenen Umsatzsteuer zurückerstattet zu bekommen.
Für die Unternehmer, die weder einen Sitz noch feste Niederlassung in Polen haben, und die keine Verkäufe in Polen tätigen, ist jedoch ein viel einfacheres Vorgehen vorgesehen, um die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer erstattet zu bekommen: ein Vorsteuererstattungsantrag für die Unternehmer aus dem EU-Ausland, das in dem Staat zu stellen ist, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist. Mehr darüber schreiben wir in unserem Blog-Eintrag Vorsteuererstattungsverfahren in Polen.
In Zweifelfällen empfehlen wir, den Sachverhalt zuerst steuerlich prüfen zu lassen, um zu bestimmen, ob die Registrierung in Polen notwendig ist, um die Erstattung zu bekommen.
Welche Unterlagen sind dem Finanzamt vorzulegen?
Die ausländischen Unternehmer, die noch keine polnische Steuernummer in Polen haben, sind verpflichtet, in erster Linie die Erteilung der polnischen Steuernummer, s.g. NIP-Nummer zu beantragen. Der Antrag ist auf dem Formular NIP-7 (bei den natürlichen Personen) bzw. auf NIP-2 (bei Gesellschaften) zu stellen.
Der eigentliche Antrag auf die Anmeldung zu der Umsatzsteuer ist auf dem VAT-R Formular zu stellen und ist meistens zusammen mit dem Antrag auf die Erteilung der Steuernummer NIP-2/ NIP-7 an das Finanzamt zu senden.
Im Falle von den ausländischen Steuerpflichtigen verlangen die polnischen Behörden die Zusendung noch zusätzlicher Unterlagen:
Alle Unterlagen sollen ebenfalls als beglaubigte Übersetzungen dem Finanzamt vorgelegt werden.
Des Weiteren erfordert das Finanzamt eine Erklärung, ob der Steuerpflichtige über eine feste Niederlassung in Polen verfügt oder nicht.
Wie beantrage ich die Erteilung der USt-IdNr.?
Die Steuerpflichtigen, die beabsichtigen, die innergemeinschaftlichen Transaktionen auszuführen, sind zusätzlich zu der Registrierung zur Umsatzsteuer verpflichtet, die Erteilung der USt-IdNr. zu beantragen. Bei den meisten ausländischen Unternehmen ist die Beantragung der USt-IdNr. erforderlich.
Die USt-IdNr. – in Polen als „numer VAT-UE“ bezeichnet – setzt sich zusammen aus dem Präfix „PL“ und der NIP-Nummer. Sie ist zwingend auf den Rechnungen anzugeben, die die Ausführung von innergemeinschaftlichen Transaktionen belegen (mehr darüber können Sie in unserem Blog-Eintrag über Pflichtangaben in den polnischen Rechnungen nachlesen).
Die Beantragung der USt-IdNr. erfolgt auf dem VAT-R Formular.
Welches Finanzamt ist zuständig?
Die Unterlagen sind an das zuständige Finanzamt zu senden. In Polen ist Zweites Finanzamt Warschau-Mitte für die Umsatzsteuerabrechnungen ausländischen Unternehmen zuständig.
Falls Ihr Unternehmen über eine feste Niederlassung in Polen verfügt, wird das Finanzamt zuständig, in dessen Bezirk sich die feste Niederlassung befindet. Ihr Unternehmen wird über eine feste Niederlassung in Polen meistens verfügen, wenn dem Unternehmen bestimmte Räumlichkeiten (z.B. angemietete Büro- oder Lageräume) sowie Personal in Polen zur Verfügung steht. Es ist zu beachten, dass in diesen Fällen sehr oft eine einkommens-/ körperschaftssteuerliche Betriebstätte begründet wird sowie Buchführungspflicht greifen kann.
Wie lange dauert die Registrierung?
Das Zweite Finanzamt Warschau-Mitte bearbeitet die Registrierungsanträge meistens sehr schnell. Der gesamte Prozess, inklusive Vorbereitung der Registrierungsformulare, Beauftragung der beglaubigten Übersetzungen, Unterschriften, etc., nimmt ca. 1-2 Monate in Anspruch.
Welche Bestätigung der Anmeldung bekomme ich von dem Finanzamt?
Nach der erfolgreichen Anmeldung bekommen Sie eine Information über die Erteilung der Steuernummer-NIP.
Des Weiteren, falls Sie die USt-IdNr. beantragt haben, bekommen Sie zusätzlich die Bestätigung der Erteilung der USt-IdNr. auf einem VAT-5UE Formular.
Wenn Sie zusätzlich noch die Bestätigung der Umsatzsteuerregistrierung erhalten wollen, muss die Ausstellung solcher Bestätigung auf dem VAT-R Formular gesondert beantragt werden. Im Gegensatz zu den früher beschriebenen Bestätigungen (über die Erteilung der Steuernummer NIP und der USt-IdNr.), die kostenfrei sind und vom Amts wegen ausgestellt werden, ist für die Ausstellung der Bestätigung der Umsatzsteuerregistrierung die Gebühr von 170 PLN vorgesehen.
Für die meisten Mandaten ist Bestätigung der Umsatzsteuerregistrierung entbehrlich, da der aktuelle umsatzsteuerliche Status des Mandanten immer in dem öffentlichen Verzeichnis der polnischen Steuerpflichtigen nachgesehen werden kann, so dass eine offizielle Bestätigung der Umsatzsteuerregistrierung eher nicht brauchbar ist. Des Weiteren ist es zum späteren Zeitpunkt jederzeit möglich, bei dem Finanzamt die Ausstellung der Bescheinigung über den Status als Umsatzsteuerpflichtige zu beantragen. Eine solche Bescheinigung ist deutlich billiger (sie kostet nur 21 PLN) und wird sehr schnell (innerhalb von 7 Tagen ab dem Tag der Antragsstellung) ausgestellt.
Muss ein Bankkonto in Polen eröffnet werden?
Es ist nicht erforderlich, ein Bankkonto in Polen zu eröffnen, um sich zu der polnischen Umsatzsteuer registrieren zu lassen. Nichtdestotrotz ist zu beachten, dass die Erstattung des Vorsteuerüberschusses lediglich auf ein polnisches Bankkonto erfolgen kann. Wenn Ihr Business-Modell darauf beruhen soll, dass Ihr Unternehmen die Vorsteuererstattung in Polen beantragen wird, wird es erforderlich, ein polnisches Bankkonto zu eröffnen. Es kann der Fall sein, wenn Sie z.B. die Einfuhrumsätze aus einem Drittland nach Polen oder lediglich Einkäufe in Polen, aber keine in Polen steuerbare Verkäufe tätigen werden.
Des Weiteren ist es beim Verkauf von manchen Waren, wie Computer, Telefone, Elektronik, Teile für Autos, etc., zwingend erforderlich, über ein polnisches Bankkonto in Polen zu verfügen. Fehlendes polnisches Bankkonto kann in Fällen, wo das Split-Payment obligatorisch ist, dazu führen, dass die Kunden die Bezahlung der Rechnung verweigern können. Mehr darüber können Sie in unserem Blog-Eintrag VAT Split Payment nachlesen.
Ein polnisches Bankkonto kann bei der Registrierung angemeldet werden. Es kann auch bei dem Finanzamt zum späteren Zeitpunkt angemeldet werden.
Das bei dem Finanzamt angemeldete Bankkonto muss dem Steuerpflichtigen gehören. Ein Bankkonto, das jemandem anderen gehört, z.B. dem Geschäftsführer oder dem Anteilseigner, wird von dem Finanzamt nicht anerkannt.
Es ist darauf hinzuweisen, dass erfahrungsgemäß unsere ausländischen Mandate sehr oft Probleme bei den Bankkontoeröffnung in Polen haben. Die Bankprozeduren für die Eröffnung der Bankkonten für die ausländischen Firmen sind anscheinend dermaßen kompliziert, dass die Bankangestellten die Anträge auf die Eröffnung des Bankkontos lieber ablehnen, anstatt sich in diese komplizierten Prozeduren zu vertiefen.
Wir empfehlen allen Mandanten, die ein Business-Modell in Erwägung ziehen, die darauf bestehen würde, dass die Vorsteuererstattung in Polen regemäßig beantragt wird, zuerst sich zu informieren, ob sie in der Lage sind, ein polnisches Bankkonto bei einer polnischen Bank zu eröffnen.
Abmeldung von der Umsatzsteuer
Wer die Ausführung der steuerbaren Tätigkeiten in Polen beendet hat, ist verpflichtet, sich von der Umsatzsteuer abzumelden. Die Abmeldung erfolgt auf dem Formular VAT-Z.
Die Abmeldung ist innerhalb von 7 Tagen ab dem Tag der Beendigung der in Polen steuerbaren Tätigkeiten vorzunehmen. Erfahrungsgemäß lässt das Zweite Finanzamt Warschau-Mitte zu, die Abmeldungen rückgängig durchzuführen, auch wenn die 7-tätige Frist versäumt wird.
In manchen Fällen, wenn der Steuerpflichtige seinen steuerlichen Pflichten nicht nachkommt, kann das Finanzamt ihn von der Umsatzsteuer vom Amts wegen abmelden. Mehr darüber erfahren Sie von unserem Blog-Eintrag Zwangsabmeldung von der Umsatzsteuer.
Wie können wir Sie unterstützen?
Wir unterstützen unsere Kunden bei der umsatzsteuerlichen Registrierung in Polen.
Wir füllen alle Unterlagen für unsere Mandanten aufgrund von den erhaltenen Dokumenten sowie Informationen aus. Wir beauftragen ebenfalls die beglaubigten Übersetzungen, die dem Finanzamt vorzulegen sind. Wir werden Sie bitten, die von uns erstellten Formulare auszudrücken, zu unterzeichnen, und uns im Original zu senden. Wir versenden die von Ihnen unterzeichneten Formulare sowie die Übersetzungen an das Finanzamt.
Falls sich das Finanzamt mit Rückfragen wendet, werden wir die Aufforderung in Ihrem Namen beantworten.
Fußnoten:
[1]
Art. 5 Abs. 1 des UStG-PL.
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