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Umsatzsteuerliche Betriebsprüfung

02/06/2021
Magda Olszewska

Umsatzsteuerliche Betriebsprüfung bei ausländischen Unternehmern in Polen

INHALTSVERZEICHNIS

  1. Einleitung
  2. Was ist eine Betriebsprüfung?
  3. Wie erfährt der ausländische Unternehmer von der geplanten Betriebsprüfung?
  4. Wie sieht eine Prüfungsankündigung aus?
  5. Bis wann können die Steuererklärungen berichtigt werden?
  6. Wo wird eine Betriebsprüfung durchgeführt?
  7. Beginn der Betriebsprüfung
  8. Wie lange dauert eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt?
  9. Abschluss der Betriebsprüfung: Prüfungsbericht
  10. Nach dem Abschluss der Betriebsprüfung

Einleitung

Die ausländischen Unternehmer, die in Polen zu der Umsatzsteuer registriert sind, können jederzeit – genauso wie die in Polen ansässigen üblichen Firmen – von dem Finanzamt geprüft werden.

Die Betriebsprüfung bei den ausländischen Unternehmern weist jedoch bestimmte Besonderheiten auf. Insbesondere wenn die ausländischen Unternehmer über keine Geschäftsräume und kein Personal in Polen verfügen, stellt die Betriebsprüfung ein logistisches Problem für die Finanzverwaltung. Die Vorschriften über die Durchführung der Betriebsprüfung wurden im Hinblick auf eine Standardprüfung bei den polnischen Firmen geschaffen. Mit der wachsenden Vernetzung der globalen Wirtschaft wird es aber immer häufiger der Fall, dass die ausländischen Unternehmer sich in Polen zu der Umsatzteuer registrieren müssen, ohne dass sie in Polen überhaupt präsent sind, und die Registrierungspflicht nur aus Besonderheiten der umsatzsteuerlichen Regelungen hervorgeht. In einem solchen Fall müssen die bestehenden Vorschriften über die Durchführung der Betriebsprüfung an die besondere Situation des ausländischen Unternehmers angepasst werden.

In diesem Beitrag besprechen wir die wichtigsten Regeln der Durchführung der Betriebsprüfung sowie stellen dar, wie eine Betriebsprüfung bei ausländischen Unternehmern in Praxis aussieht.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Per Definition handelt es sich um eine Kontrolle, die von den Finanzbehörden der ersten Instanz durchgeführt wird und der Überprüfung der Einhaltung der steuerlichen Pflichten durch die geprüften Unternehmer dient (Art. 281 der polnischen Abgabenordnung, weiter: AO-PL).

Wie erfährt der ausländische Unternehmer von der geplanten Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung muss – von wenigen Sonderfällen abgesehen - über eine Prüfungsankündigung (auf Polnisch: „zawiadomienie o zamiarze wszczecia kontroli podatkowej“) angekündigt werden (Art. 282b § 1 des AO-PL). Im Falle von ausländischem Unternehmer ohne Sitz oder Niederlassung in Polen wird Prüfungsankündigung meistens per Post an den Unternehmer gesendet. Falls Sie einen sog. allgemeinen Bevollmächtigten in Polen bestellt haben, sollte die Prüfungsankündigung dem Bevollmächtigten zugestellt werden.

Die Prüfung kann nicht früher als nach dem Ablauf von 7 Tagen und nicht später als vor dem Ablauf von 30 Tagen ab dem Erhalt der Prüfungsankündigung beginnen. Wird die Betriebsprüfung innerhalb von 30 Tagen ab Erhalt der Prüfungsankündigung nicht angefangen, so muss die Betriebsprüfung nochmals über eine erneute Prüfungsankündigung angekündigt werden (Art. 282b § 2 des AO-PL).

Die Betriebsprüfung in Polen kann zwischen dem 7. und dem 30. Tag nach dem Erhalt der Prüfungsankündigung eingeleitet werden.

Haben Sie eine Prüfungsankündigung bekommen, behalten Sie den Briefumschlag mit der Tracking Nummer. Auf dieser Grundlage wird Ihr Bevollmächtigter feststellen können, ob das Finanzamt die Betriebsprüfung innerhalb der gesetzlichen Fristen eingeleitet hat.

Wie sieht eine Prüfungsankündigung aus?

Die Prüfungsankündigung soll folgende Angaben enthalten:

  • Bezeichnung der Behörde - (1),
  • Ort und Datum der Erstellung - (2),
  • Bezeichnung des geprüften Unternehmens - (3),
  • Prüfungsumfang - (4),
  • Hinweis auf das Recht zur Einreichung der Korrektur der Steuererklärung - (5),
  • Unterschrift des Prüfers - (6); (Art. 282b § 4 der AO-PL).

Die Prüfungsankündigung wird auf einem amtlichen Muster ZAW-K von dem Finanzamt erstellt. Die Prüfungsanordnung, die Sie erhalten werden, wird wie folgt aussehen:

ZAW-K

Bis wann können die Steuererklärungen berichtigt werden?

Haben Sie eine Prüfungsankündigung erhalten, brauchen Sie nicht in Panik verfallen. Selbst wenn Sie dessen bewusst sind, dass sie Ihre steuerlichen Abrechnungen nicht 100% korrekt sind oder die gesammelte Dokumentation den gesetzlichen Anforderungen nicht vollständig entspricht, haben Sie noch genug Zeit, um die eventuellen Korrekturen vorzunehmen.

Die Steuererklärungen können bis zum Tag der Anleitung der Betriebsprüfung wirksam berichtigt werden. Das bedeutet, dass Sie noch bis zu 30 Tagen haben, um Ihre Abrechnungen für den geprüften Zeitraum zu überprüfen und ggbfs. sie zu korrigieren. Erst mit dem Tag der Einleitung der Betriebsprüfung wird Ihr Recht auf die Berichtigung der Steuererklärung bis zum Abschluss der Betriebsprüfung ausgesetzt (Art. 81b § 1 der AO-PL).

Direkt nach dem Erhalt der Prüfungsankündigung können noch die Steuererklärungen wirksam berichtigt werden.

Es ist ratsam, direkt nach dem Erhalt der Prüfungsankündigung die eingereichten Erklärungen und die den Erklärungen zugrunde liegende Dokumentation, gründlich zu überprüfen und ggbfs. die fehlende Dokumentation zu sammeln bzw. die Steuererklärungen zu berichtigen.

Selbstanzeige

Laut den polnischen Regelungen wird derjenige für die begangenen Steuerstraftat nicht bestraft, wer eine rechtlich wirksame Korrektur der Steuererklärung eingereicht hat und die verkürzte Steuer unverzüglich bzw. innerhalb von der von dem Finanzamt festgesetzten Frist beglichen hat (Art. 16a des polnischen Steuerstrafgesetzbuch). Die Einreichung der Korrektur der Steuererklärung und Zahlung der verkürzten Steuer stellt somit eine Form der Selbstanzeige dar, die von den strafrechtlichen Konsequenzen befreit. Sie müssen zwar die fehlenden Steuerbeträge nachzahlen, aber dafür bleiben sie straffrei.

Die Korrekturen der Steuererklärungen, die erst nach dem Erhalt der Prüfungsankündigung (vor dem Erhalt der Prüfungsanordnung) eingereicht werden, entfalten ebenfalls die strafbefreiende Wirkung.

Haben Sie eine Prüfungsankündigung erhalten, haben Sie somit noch etwas Zeit, um eigene Steuererklärungen zu korrigieren, um sich von eventuellen Strafen schützen.

Wo wird eine Betriebsprüfung durchgeführt?

Im Normalfall wird eine Betriebsprüfung in den Geschäftsräumen des geprüften Unternehmers durchgeführt. Die Durchführung einer Betriebsprüfung bei einem ausländischen Unternehmer, der weder über Sitz noch Niederlassung in Polen verfügt, stellt ein logistisches Problem für die Finanzverwaltung dar.

Aufforderung zum persönlichen Erscheinen bei dem Finanzamt in Warschau

Sehr offen fordert das Finanzamt den ausländischen Unternehmer zum persönlichen Erscheinen an Amtsstelle in Warschau auf. Somit möchte das Finanzamt eigenes logistisches Problem mit der Durchführung der Betriebsprüfung umgehen.

Es ist jedoch wichtig, dessen bewusst zu sein, dass, laut dem polnischen Gesetz, eine Betriebsprüfung an Amtsstelle nur mit Zustimmung des geprüften Unternehmers durchgeführt werden kann (Art. 285b des AO-PL). Das Finanzamt hat somit kein Recht, den Unternehmer zum persönlichen Erscheinen an Amtsstelle in Warschau aufzufordern. Es kann lediglich den Unternehmer um die Durchführung der Betriebsprüfung an Amtsstelle bitten und kann keine negativen Konsequenzen gegenüber dem Unternehmer ziehen, wenn er seine Zustimmung verweigert.

Die Aufforderungen des Finanzamtes zur persönlichen Eschreinen bei dem Finanzamt zwecks Durchführung der Betriebsprüfung sind rechtswidrig.

Wo wird also eine Betriebsprüfung durchgeführt, wenn der Unternehmer der Durchführung der Betriebsprüfung an Amtsstelle nicht zustimmt?

Betriebsprüfung in der Kanzlei des Steuerberaters

Laut dem polnischen Gesetz kann eine Betriebsprüfung an folgenden Orten durchgeführt werden:

  1. Im Sitz des geprüften Unternehmers,
  2. An einem anderen Ort, wo die Dokumentation aufbewahrt ist,
  3. An anderen Orten, die mit den ausgeübten Tätigkeiten zusammenhängen (Art. 285a § 1 der AO-PL).

Bei den ausländischen Unternehmen ohne Sitz oder Niederlassung in Polen kommt die erste und dritte Option eher nie zum Einsatz, da die Betriebsprüfung grundsätzlich nur innerhalb Polens ausgeführt werden kann.

Lediglich die zweite Option – die Betriebsprüfung an einem anderen Ort, wo die Dokumentation aufbewahrt ist, kommt in Betracht. Dies ist meistens das Büro der Steuerkanzlei, die für Ihre steuerlichen Abrechnungen mit dem Finanzamt zuständig ist. Dies kann ebenfalls ein logistisches Problem für das Finanzamt darstellen, da unter Umständen Ihre polnische Steuerkanzlei von dem Finanzamt in Warschau (Zweites Finanzamt Warschau-Mitte ist für die Umsatzsteuer bei allen ausländischen Unternehmern zuständig) weit entfernt sein kann.

Digitale Betriebsprüfung

In solchen Fällen kommt meistens das Finanzamt mit einem Vorschlag, die Betriebsprüfung auf einem elektronischen Weg durchzuführen. Die digitale Betriebsprüfung ist zwar in den Vorschriften nicht vorgesehen, ist aber für alle Beteiligten (Unternehmer, Prüfer und der Steuerberater) die bequemste Lösung. Die Betriebsprüfung wird dann mit den Mitteln der elektronischen Kommunikation durchgeführt.

Die Betriebsprüfung bei den ausländischen Unternehmern wird meistens digital durchgeführt.

Beginn der Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung beginnt mir der Aushändigung der Genehmigung zur Durchführung der Betriebsprüfung (weiter: Prüfungsgenehmigung) und die Vorlage des Dienstausweises (Art. 284 § 1 des AO-PL). Bei den digitalen Prüfungen, bei denen die Untersuchung nicht vor Ort ausgeführt wird, ist die Zustellung der Prüfungsgenehmigung als Beginn der Betriebsprüfung anzusehen.

Prüfungsgenehmigung

Die Prüfungsgenehmigung muss folgende Bestandteile umfassen:

  • Bezeichnung der prüfenden Behörde, Datum und Ort der Ausstellung - (1),
  • Vorname und Name des Betriebsprüfers (der Betriebsprüfer) - (2),
  • Nummer des Dienstausweises des Betriebsprüfers (der Betriebsprüfer) - (3),
  • Bezeichnung des geprüften Unternehmers - (4),
  • Bezeichnung des Umfangs der Betriebsprüfung - (5),
  • Datum des Beginns und voraussichtliches Datum für den Abschluss der Betriebsprüfung - (6),
  • Unterschrift der die Ermächtigung erteilenden Person mit der Angabe der Position oder Funktion - (7),
  • Belehrung über Rechte und Pflichten des geprüften Unternehmers,
  • Belehrung für die Verarbeitung personenbezogener Daten; (Art. 283 Abs. 2 des AO-PL)

Die Prüfungsgenehmigung wird nach amtlichen Muster KON-W von dem Finanzamt erstellt. Die Prüfungsgenehmigung, die Sie erhalten werden, wird wie folgt aussehen:

KON-W

Wie lange dauert eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt?

Die Dauer einer Betriebsprüfung bei den ausländischen Umsatzsteuerpflichtigen ist meistens von der Komplexität der zu beurteilenden Sachverhalte sowie der Vollständigkeit der gesammelten Unterlagen abhängig. Bei Unternehmer mit simplen Vorgängen, plausiblen Abrechnungen und vollständiger Dokumentation reichen wenige Wochen, bei Unternehmer mit komplexen Themen oder nicht nachvollziehbaren Abrechnungen kann sie mehrere Monate dauern.

Abschluss der Betriebsprüfung: Prüfungsbericht

Nach Beendigung der Betriebsprüfung erhalten Sie einen schriftlichen Bericht über das Prüfungsergebnis.

Der Prüfungsbericht enthält die Beschreibung der Prüfungsfeststellungen sowie steuerrechtliche Würdigung der Sachverhalte. Falls die Betriebsprüfung Fehler in den steuerlichen Abrechnungen feststellt, wird der Prüfungsbericht die Angaben zu den Änderungen der Besteuerungsgrundlagen enthalten.

In Polen gibt es kein Pendant zu der deutschen Schlussbesprechung, in der dem deutschen Unternehmer die Feststellungen der Betriebsprüfung sowie die Höhe der Nachzahlungen noch bevor dem Erhalt des Prüfungsberichtes mitgeteilt werden. Die Unternehmer, die in Polen geprüft werden, erhalten die Informationen über die Feststellungen der Betriebsprüfung erst mit dem Erhalt des Prüfungsberichtes.

Nachdem Erhalt des Prüfungsberichtes haben Sie 14 Tage, um die Einwände zu dem Prüfungsbericht einzulegen. In den Einwänden können Sie die Feststellungen des Finanzamtes aus dem Prüfungsbericht bestreiten sowie neue Unterlagen als Beweise vorlegen. Das Finanzamt hat weiter 14 Tagen, um die Stellung zu den Einwänden zu nehmen.

Nach dem Abschluss der Betriebsprüfung

Nach der abgeschlossenen kann der Unternehmer wieder die Korrekturen der Steuererklärungen vornehmen.

Falls der Unternehmer keine Korrekturen vornimmt, bzw. die abgegebenen Korrekturen die Feststellungen der Betriebsprüfer in voller Höhe nicht berücksichtigen, wird von dem Finanzamt ein Steuerverfahren innerhalb von 6 Monaten nach dem Abschluss der Betriebsprüfung eingeleitet. In dem Steuerverfahren wird die Steuer von dem Finanzamt festgesetzt.

Wie können wir Sie unterstützen?

Wir spezialisieren uns auf die Steuerberatung für die ausländischen Unternehmer. Wir betreuen regelmäßig Betriebsprüfungen unserer ausländischen Mandaten. Wir vertreten sie gegenüber Finanzbehörden in den laufenden Betriebsprüfungen sowie verteidigen sie vor den Finanzbehörden und Gerichten in Streit- bzw. Haftungsfällen.

Sollen Sie Interesse an unseren Leistungen haben, senden Sie uns einfach eine Nachricht über unser Kontaktformular.

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